一、背景

为规范学院档案管理工作，保证档案的完整及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理规定，结合本学院档案工作的实际情况，制定本制度。

二、目的

学院档案管理制度是为了有效管理学院的各类档案，确保档案的安全性、完整性和可检索性。通过建立科学的档案管理制度，可以提高档案管理的效率，便于学院对档案的利用和保护。

三、档案归档范围

(一)党政管理类

主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党群部门的工作计划、总结；上级机关与本院关于党群管理的文件材料。

(二)行政类

主要包括高等学校行政工作的各种会议、会议记录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类

主要包括培训学员的入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案等。

(四)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类

按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类

指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

(七)仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类

主要包括学院在产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类

主要包括学院有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

(十一)财会类

指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。

以上各类归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

四、档案管理

综合办主管学院档案工作，对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

各部门必须指定专人专职或兼职负责本部门档案材料的管理，包括档案的收集、整理、分类、建册以及档案移交前的保管。

档案管理的主要任务是：

1. 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作;

2. 制订本院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况;

3. 负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

4. 开展档案的开放或利用工作;

5. 负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源;

6. 参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流;

7. 负责对全校档案工作人员的业务培训;

8. 开展档案宣传工作和利用者教育活动;

9. 开展档案学术研究和交流活动。

学院档案管理流程包括档案的收集、整理、编目、存储和借阅等环节。具体流程如下：

10. 档案收集：学院各部门负责向档案管理部门提供相应的档案材料；

11. 档案整理：综合办对收集到的档案材料进行整理，包括分类、清点和归档；

12. 档案编目：综合办对整理完成的档案进行编目，建立档案目录和索引，便于检索和利用；

13. 档案存储：综合办将编目完成的档案存储在专门的档案库房或电子档案系统中，确保档案的安全和保密；

14. 档案借阅：学院教职工和相关人员可以通过合法渠道向综合办申请借阅档案，需提供相应的申请材料和理由。

五、档案使用

1. 任何使用学院档案的人，需要到综合办登记，并由专职人员将所需档案找出交相关人员使用；

2. 使用档案要注意档案的完整与清洁，不断随意损毁档案；

3. 使用中丢失，要将情况及时报秘书处，并进行丢失登记；

4. 使用完毕后要及时交还综合办，并注销登记；

5. 任何查阅人员，必须保证档案完整，未经批准不得随意在档案上涂改，带出、复印。

六、档案的保管与利用

1. 学院综合办应做好档案的安全与保护工作；

2. 建立健全案卷，做好立卷、鉴定报告、交接凭证、检查记录等；

3. 积极主动开展档案利用工作，建立档案借阅、调档制度，确定档案利用范围，严格履行档案借阅、调档手续；未经院领导批准，任何人不得超工作范围借阅档案；

4. 任何借阅档案的人员不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，不得泄密、遗失和涂改；

5. 学院定期组织人员对档案保管情况进行检查，发现问题及时向分管理领导汇报，按有关规定进行整改；

6. 对已失去保存价值的档案，在经过相关部门鉴定和同意，并造册报经分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何的档案。销毁档案时要指定专人监销，并建立销毁清册；

7. 各部门档案管理人员都应负责本部门文件材料的齐全、完整。

七、档案销毁

保存的档案超过期限或该档案作废时，经院长批准，由专人销毁，并在档案销毁记录中登记，以防丢失。

本制度自颁布之日起实行，制度最终解释权归学院综合办。

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